Governar les dades: de la fragmentació a la necessitat de convergència

La dada, quina és? Com la tenim? Qui la té? On la guardem? La compartim? Té un format adient? És explotable? És útil? La tenim en un lloc segur?

La primera part del cicle de vida de les dades ens genera tota una sèrie de qüestions que hem de respondre per garantir la seva qualitat i la seva futura convergència. Per governar les dades hem de partir de la detecció, de l’aplicació de sistemes de qualitat, seguretat i emmagatzematge, així com de la integració de les mateixes perquè puguin ser interoperables. Un cop aquest primer cicle de vida de la dada estigui garantit, podrem treballar en la generació d’informació, coneixement i intel·ligència amb facilitat i rigorisitat i també podrem donar un millor servei tant als treballadors/es de l’organització com a la ciutadania, agilitzant les gestions i aplicant la normativa.

Totes aquestes reflexions són suposicions i intuïcions si no creem una evidència científica. Qualsevol interlocutor ens les podria rebatre ensenyant-nos uns bonics dashboards, treballats amb qualsevol eina tecnològica. Encara que al darrera aquest dashboard hi hagin dades cuinades manualment, fruit d’hores i hores de recerca i de tractament. Es pot treballar d’aquesta manera si només s’ha de generar aquest dashboard un cop cada “x” temps. Però en l’actualitat necessitem molts dashboards i actualitzats al màxim. D’aquí la importància d’estalviar feina “a la cuina” tenint-ho tot endreçat i polit.

Per aquest motiu, en la primera fase del cicle de vida de les dades és important detectar d’una manera exhaustiva quantes bases de dades tenim a l’organització i com es troben aquestes dades. En departaments o en organitzacions petites això pot ser fàcil. Però en organitzacions una mica més grans com és la nostra, és important treballar amb un estudi de cas i realitzar una investigació mitjançant metodologia científica, a ser possible.

La hipòtesi de treball de la que partim és que per obtenir informació, coneixement i millorar la qualitat en el treball dels equips de l’organització i en l’atenció a la ciutadania, cal tenir organitzades les dades d’una manera adequada.

 

Treball de camp, metodologia i resultats

Per contrastar-la amb evidència científica cal realitzar una investigació rigorosa. En el nostre cas hem acotat una àrea determinada de l’ajuntament, li direm Àrea X, que té 4 unitats-departaments i hem realitzat un treball de camp fent servir tècniques d’investigació social tant quantitatives com qualitatives, emmarcada sota el nom d’auditoria de dades.

Per què aquesta combinació de tècniques d’investigació? Perquè és important inventariar les bases de dades i recollir informació quantitativa, però també és molt important detectar l’experiència dels/les treballadors/es amb les seves bases de dades i les seves necessitats, per així poder plantejar solucions que no només responguin a  la possibilitat de generar indicadors, sinó que també millorin la qualitat del dia a dia dels treballadors/es i de la ciutadania que interactua amb l’administració, mitjançant la interoperabilitat.

Així, el treball de camp ha recollit informació fruit de la complimentació d’una graella en Excel, lliurada als tècnics/ques de cadascuna de les unitats i de l’elaboració de 4 sessions de treball (focus group) guionitzades.

La graella en excel ha servit per elaborar el treball de camp quantitatiu. En aquest document s’ha recollit la informació de cadascuna de les bases de dades que es fan servir en l’Àrea estudiada en els últims 2 anys. Les preguntes s’agrupen en 3 grans blocs:

• Origen de les dades: aquí entren preguntes com la unitat responsable de les dades, la persona, el format, l’obtenció, els camps, etc.
• Treball amb les dades: aquí entren preguntes com qui fa servir la base de dades, si la comparteix, si està vinculada amb una altra base de dades, ús que se’n fa, si obtenen indicadors, etc.
• Seguretat/protecció: aquí es pregunta si tenen algun mecanisme de seguretat i quin és.

Els resultats ens indiquen que en l’àrea estudiada s’ha treballat en els últims 2 anys amb 97 bases de dades, la qual cosa ens demostra que existeix una gran fragmentació.

Com a resum principal per avaluar possibles solucions al respecte ens trobem amb el següent:  

• D’aquestes bases de dades, el 75% són exclusivament internes, la resta pertanyen a altres organismes supramunicipals.
• Només el 4% del total de les bases de dades estan en formats PDF o Word i el 90% tenen un format únic.
• El 38% de les bases de dades tenen un únic identificador (per exemple, un DNI)
• El 33% de les bases de dades tenen entre 1 i 3 anys i durant l’últim any es van crear 5 bases de dades.
• El 71% de les bases de dades estan ubicades dins de la unitat corporativa i el 14% estan dins d’un portal d’altres organismes.
• El 33% comparteix la seva base de dades amb altres persones de l’equip.
• El 75% del total de les bases de dades s’actualitzen.
• S’obtenen indicadors del 6% del total de les bases de dades.
• El 20% de les bases de dades tenen un mecanisme de seguretat específic, com per exemple una clau d’accés.

En quant al treball de camp qualitatiu, es van organitzar 4 focus group amb un guió de les sessions per parlar sobre les bases de dades que es fan servir i que es generen en les diferents unitats, així com recopilar les necessitats manifestades pels diferents equips respecte les bases de dades. Aquesta tècnica va servir per donar un bon tractament a la informació quantitativa recollida i a recollir, aprofitant per resoldre dubtes per complimentar la graella. També va servir per detectar les principals necessitats dels equips tècnics.

En les diferents unitats-departaments es va detectar la convivència de diferents tipologies de bases de dades: d'altres organismes, aplicacions corporatives i també molts Excels i Access a la carta segons les tipologies d’usuaris, els programes i/o projectes i la necessitat de compartir informació.

Totes les unitats-departaments manifesten que no tenen llibertat per extreure la informació de les aplicacions d’altres organismes ni de l’aplicació corporativa i que tenen dificultats per elaborar indicadors. De fet, les dades quantitatives ens mostraven que només extreuen indicadors del 6% de les bases de dades. L’àrea treballa amb molts indicadors, però s’han de treballar d’una forma artesanal, la qual cosa suposa un treball afegit a totes les tasques diàries. Amés, hi ha indicadors que els agradaria aconseguir, però degut a la fragmentació de les dades, és impossible obtenir-los.

Les unitats i departaments manifesten que per una banda necessitarien poder integrar les bases de dades per poder gestionar usuaris, però també necessitarien gestors de projectes, per poder fer un seguiment i avaluació d’una manera més fàcil.

La fragmentació i el format de les bases de dades manifestada per les diferents unitats-departaments comporta dues conseqüències importants: la manca d’interoperabilitat i la manca de seguretat, tal i com es pot comprovar també en les dades quantitatives.

Així, com a principals necessitats en quant a les dades i el seu tractament  tenim les següents:

• Caldria una plataforma única on gestionar-ho i guardar-ho tot
• Caldria garantir la interoperabilitat i no haver de crear mini-bases de dades i demanar repetidament la mateixa documentació a la ciutadania usuària dels serveis de l’àrea
• També seria necessària la interoperabilitat de les dades amb altres àrees de l’ajuntament, i inclús altres organismes supramunicipals
• Caldria incrementar i garantir la seguretat i protecció de les dades
• Necessitat d’automatització de processos, introducció de dades, consultes etc.
• Aplicació d’intel·ligència a les dades per crear indicadors i per facilitar les tasques mecàniques, com per exemple, enviament de notificacions, avisos, etc.
• Suport tècnic i formació

 

Conclusions

Les dades quantitatives reflecteixen el gran nombre de bases de dades (97) amb les que es treballa dins la mateixa àrea, entre 4 unitats-departaments. Si afegim el fet de què més d’una tercera part d’aquestes bases de dades siguin joves, interpretem que els treballadors/es municipals han de crear noves bases de dades “a demanda” en funció dels nous projectes o programes amb els que es comença a treballar. Això suposa una recàrrega de feina, haver de demanar i picar una i altra vegada dades repetitives i provoca la fragmentació.

Per altra banda, s’ha detectat una manca de seguretat i protecció de les dades, dificultats per compartir-les i per explotar-les.

Els formats amb els que es treballen son majoritàriament accessibles (Excel, Access)  i el 75% de les bases de dades es van actualitzant. Prop de la meitat tenen un codi únic. Això facilitaria la seva integració en una base de dades convergent.

Així doncs, la hipòtesi de treball quedaria confirmada segons el següent: 

• Elevat nombre de bases de dades i fragmentació
• Dades repetitives per programes
• Dificultats per compartir la informació
• Manca de Seguretat
• Dificultat per treballar indicadors
• Dificultat per automatitzar i gestionar les dades
• Dificultat per fer el seguiment de projectes

Fins que aquesta part del cicle de vida de la dada no estigui resolta, accedir als següents nivells serà dificultòs. Per donar solució a aquesta fragmentació detectada i les seves conseqüències negatives, es fa palesa la necessitat d’obtenir alguna solució tecnològica que integri tot aquest “mar de dades” i que faciliti la introducció, la gestió, la consulta, la integració, la interoperabilitat i l’explotació de des dades perquè aquestes es puguin convertir en coneixement que permeti la presa de decisions basada en l’evidència.